Beredskap – en trygghet for både ansatte og pasienter
En krise kan oppstå når som helst – brann, flom, IT-angrep, forurensning i vannkilder eller som i tilfellet med Odontia Sandefjord - strukturelle skader på bygningen. Likevel viste pandemien at mange helseinstitusjoner ikke er godt nok forberedt om en krise skulle oppstå. Informasjon fra Helsedirektoratet og Forskrift om krav til beredskapsplanlegging peker på at handlingsplaner for krisehåndtering er essensielle for å sikre kontinuitet i kritiske tjenester ved uforutsette hendelser.
Ifølge Forskrift om krav til beredskapsplanlegging mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap (§3) er det et krav at alle offentlige helsetjenester gjennomfører risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) og har oppdaterte beredskapsplaner. For tannklinikker, enten de er offentlige eller private, kan dette innebære øvelser, samarbeid med lokale helsemyndigheter og utvikling av rutiner for håndtering av kriser.
BEREDSKAP HANDLER EGENTLIG OM HVA SOM ER VIKTIG AKKURAT NÅ, OG HVORDAN VI LØSER DET. Margrethe Sunde, administrerende direktør i Odontia.
Fredag kveld snur alt i Sandefjord
Etter stengetid den 22. november 2024 mottok Odontia Sandefjord en beskjed som snudde opp ned på helgen og fremtiden. Bygget klinikken holdt til i måtte evakueres umiddelbart. Norconsults rapport om alvorlige setningsskader førte til at politiet sperret av hele kvartalet rundt klinikken. Ingen fikk komme inn i bygget. For fagsjef Arnt Helge Dybvik og klinikkleder Jekaterina Skinderska og resten av teamet, som nettopp hadde gått fra jobb, var dette starten på en utfordrende periode.
VI FIKK INGEN FORVARSEL. BYGGET BLE UMIDDELBART STENGT, OG VI FIKK IKKE TILGANG TIL UTSTYRET VÅRT ELLER LOKALENE PÅ UBESTEMT TID.
Kristian Bjerkvold, Head of Business Development i Odontia
Fort glemt ble fredagstaco, gullrekka og resten av helgens planer
Med nesten 20 ansatte, 8 behandlingsrom, og fulle timebøker, var det avgjørende å finne gode løsninger raskt.
Fra kaos til kontroll på 72 timer
I løpet av 35 minutter etter at beskjeden kom var en beredskapsgruppe etablert. Margrethe Sunde trekker frem viktigheten av tidlig organisering.
Når en krise inntreffer, må du handle raskt. Det handler om å ha systemet klart, vite hvem som gjør hva, og sette opp prioriteringer.
Lørdag morgen var en midlertidig pop-up-klinikk for administrasjon med telefon og IT i drift ved søsterklinikken Odontia Larvik. Allerede mandag morgen ble de første akuttpasientene behandlet ved Odontia Larvik og i leide lokaler hos Røsjorde Tannklinikk i Sandefjord. Innen halvannen uke var hele klinikken tilbake i full drift i Sandefjord i to midlertidige lokaler, som Odontia har leid frem til sommeren 2025. Det skaper forutsigbarhet, kvalitet og trygghet.
Vi opplevde stor solidaritet, hjelp og en hyggelig tone fra kollegaer i Sandefjord som øyeblikkelig begynte å diskutere om de kunne frigjøre noen rom til oss.
Digitalisering i skyen som en av suksessfaktorene
En av hovedårsakene til at Odontia kunne reagere så raskt, var deres investering i å ha IT i sky. All pasientdata, journaler og røntgenbilder var effektivt og trygt tilgjengelige digitalt, noe som gjorde det mulig å ha dialog med alle pasientene og organisere arbeidet ved nye lokasjoner.
«Server og IT drift i skymiljø var alfa og omega. Uten det ville vi aldri kunnet gjenopprette driften så raskt.» Kristian Bjerkvold
Over 1000 SMS-er ble sendt ut til pasienter i løpet av helgen, og kommunikasjonsarbeidet sikret ro både blant ansatte og pasienter.
DET ER EN HÅRFIN BALANSEGANG MELLOM Å INFORMERE ALLE PASIENTER BREDT, OG Å SKAPE UNØDVENDIG URO. VI VALGTE Å PRIORITERE INFORMASJON TIDLIG TIL DE PASIENTENE SOM HADDE TIMER FØRST.
Karoline Wahl-Westreng, markedssjef i Odontia
Det viktige klinikkteamet – Samarbeid og laginnsats
Klinikkleder Jekaterina Skinderska er entusiastisk når hun forteller hvordan medarbeiderne møtte utfordringene med stå-på-vilje:
Alle bidro, og vi klarte å komme i gang med behandling allerede mandag morgen. Det var krevende, men alle viste en utrolig vilje til å hjelpe. Det styrket teamet vårt enda mer.
Direktøren selv, Margrethe Sunde, er stolt over hvordan Odontias kultur kom til uttrykk under krisen:
"Det er i slike situasjoner du ser verdien av å ha investert i godt samarbeid, både internt og eksternt. Våre tannleger, tannpleier og medarbeidere er helt fantastiske – og vi har også svært gode partnere og leverandører som viste styrken sin nå."
Hva kan andre tannklinikker lære av evakueringen i Sandefjord?
Odontia hadde fordelen av å ha trent på beredskap under pandemien, noe som gjorde at de raskt kunne sette teori og planer ut i livet. Her er noe av det de tar med seg videre.
Målet har hele tiden vært: God informasjon, skape ro og trygghet i situasjonen, og å skape forutsigbarhet og langsiktighet så raskt som mulig for tannlegene.
- Informasjonsmøter til faste tidspunkter (flere ganger daglig i starten) med alle sørget for at alle var oppdatert. Teams ble brukt aktivt for å inkludere også de som var på ferie eller jobbet på annen lokasjon. Dette ga både forutsigbarhet og
trygghet. - Rask etablering av midlertidige lokasjoner. Ved umiddelbart å tilrettelegge på søsterklinikker, og å samarbeide med lokale tannklinikker i lokalmiljøet fikk klinikken rask tilgang til behandlingsrom og utstyr. Slik ivaretok de pasienter og behandlere og sikret god drift og trygghet for arbeid.
- Plantegning med inventarliste for det mest nødvendige. En oversikt med bilder av alle tingene de trengte og hvilken lokasjon de lå på cirka i rommet ble laget. Klinikken måtte være forberedt på at det ikke nødvendigvis var dentalfaglige personer som fikk tilgang til bygget for å hente ut noe. Bilder fra samarbeidspartnere og leverandører ble da essensielt for å kunne forklare.
- Digitale løsninger. Med alle pasientdata tilgjengelig i skyen, og gode kriseplaner med IT leverandører kunne teamet fortsette arbeidet effektivt og trygt .
VI ER STOLTE AV HVORDAN VI HAR KLART Å OPPRETTHOLDE KVALITETEN FOR PASIENTENE VÅRE. TEAMET VÅRT HAR VIRKELIG VIST EN FANTASTISK EVNE TIL Å SAMARBEIDE UNDER PRESS.Jekaterina, klinikkleder.
To måneder senere - stabilitet og fremtidshåp
To måneder etter den dramatiske evakueringen er situasjonen langt mer stabil. Klinikken har opprettholdt full drift og er godt etablert i de to midlertidige lokasjonene ved Røsjorde Tannklinikk og Perioklinikken i Sandefjord. Både ansatte og pasienter har tilpasset seg den nye hverdagen, og gir stor honnør og takk til de to klinikkene.
Pasientene har blitt informert gjennom tydelig kommunikasjon, og sier at de føler seg godt ivaretatt. Tannleger og tannpleiere har også funnet seg til rette med å jobbe på tvers av lokasjonene.
«Vår største prioritet har vært å sikre behandlerne og støtteteamet og derigjenom at pasientene våre føler seg trygge og ivaretatt. Selv om situasjonen fortsatt krever tilpasning, er jeg imponert av teamet vårt og hvordan vi sammen har taklet utfordringene.»Margrethe Sunde.
Beredskap for fremtiden
For Odontia ble evakueringen en test på hva som skjer i selskapet når en krise inntreffer, men også et bevis på at godt beredskapsarbeid gir resultater.
«Ingen ønsker at noe slikt skal skje, men vi er stolte av hvordan vi håndterte det. Forhåpentligvis kan andre lære av våre erfaringer. Enten det er en liten klinikk eller et større faglig fellesskap er budskapet klart - beredskapsarbeid og kontinuerlig læring lønner seg!» avslutter Margrethe Sunde.
Er tannklinikker pliktige til å gjennomføre beredskapsplaner?
I følge Forskrift om krav til beredskapsplanlegging
Virksomhetens rolle i helsetjenesten (§ 1):
Forskriften gjelder for virksomheter som har plikt til å utarbeide beredskapsplaner i henhold til helseberedskapsloven.Tannklinikker som er en del av kommunal helsetjeneste eller tilknyttet offentlig helseberedskap, vil falle innenfor dette regelverket.
Private tannklinikker kan også omfattes dersom de spiller en kritisk rolle i helsetjenesten, spesielt ved kriser eller katastrofer. Selv om beredskapsplaner og øvelser ikke nødvendigvis er nedfelt i en lov eller forskrift for alle private klinikker kan det være en avgjørende god praksis å følge prinsippene for å sikre kontinuitet og pasientsikkerhet i krisesituasjoner.
Hva vil det si å lagre informasjon i «sky»?
En skyløsning gjør det mulig å lagre og få tilgang til pasientjournaler, timebøker og klinikkdata fra hvor som helst, så lenge man har internettilgang.
Hvorfor er dette nyttig?
- Tilgang til klinikkdata i sanntid, uavhengig av fysisk
lokasjon. - Sikkerhetskopiering skjer automatisk, noe som
reduserer risikoen for datatap. - Ideelt for beredskapssituasjoner som evakuering,
hvor drift kan opprettholdes fra alternative
lokasjoner.
Ved hjelp av skyløsningen kunne klinikken raskt reorganisere timebøker og informere over1000 pasienter via SMS, noe som bidro til å minimere avbrudd i tannhelsetjenestene.
5 nyttige beredskaps-tips fra Odontia
- Øvelse gjør mester!
Ha felles samtaler - hva er risiko hos oss – hva gjør vi lokalt om krisen rammer – øve på beredskapshendelser (litt kunstig, men alltid bra!). Snakk for eksempel om hvor vi har de mest kritiske tingene våre; og hva er det – hvem har ansvar og for hva. Nyttig også hjemme. - Informasjon gjør trygg
Informer tidlig og hyppig til faste tidspunkt – del det man vet – tenk interninfo og eksterninfo hver for seg. - Alle må med
Kriser og alvorlige hendelser gjør oss utrygge – og vi reagerer forskjellig. Pass på at alle blir sett - involver alle og fordel oppgaver. - Alltid lettere å tilpasse enn å starte på null
Ha malverk - kommunikasjonsplan & viktig informasjon
tilgjengelig i sky/ekstern server. - Vit hvor alt utstyret ditt er og hva som er viktigst å få med seg dersom noe skjer. Tips! Hvordan vil du forklare dette til en uten dentalfaglig opplæring (bilder er gull!).
- Partnere & leverandører er gull verdt. Hent kompetanse – støtte og praktisk materiell hos gode partere – bygg relasjoner og planer sammen, både før, under og etter (evaluering)
- Finnes det muligheter for mobile enheter på utstyrssiden?
Skrevet av Cecilie Sæther i Plandent. Foto: Odontia
Kilder
- Lovdata: Lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2000-06-23-56 - Lovdata: Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig
og sosial beredskap https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/
2001-07-23-881 - Odontia Sandefjord: https://odontia.no/tannlege/sandefjord
- Sandefjord Blad: Evakuerer kvartal i sentrum – 25 leiligheter og 20 virksomheter berørt https://www.sb.no/evakuerer-bygg-i-sentrum/s/5-73-1926217
- Sandefjord Blad: Norconsult – Jobber med å ferdigstille en rapport https://www.sb.no/norconsult-jobber-med-aferdigstille-en-rapport/s/5-73-1926471
- Helsedirektoratet: Øvelser, kompetanse og samhandling https://www.helsedirektoratet.no/tema/beredskap-ogkrisehandtering/ovelser-kompetanse-og-samhandling
